Ao iniciar este Blog escolhi fazer uma análise, uma resenha, de um título bastante interessante voltado para a Gestão de Contratos. The Contract Negotiation Handbook Stephen R. Guth, Esq. ISBN: 978-1-4357-0639-2. O autor tem formação em direito, especialização em gestão de contratos e gestão de compras. Possui vários livros publicados e um blog: www.vmo-blog.com. Neste blog podem ser vistos vários artigos dele, links para download de tabelas e o próprio livro. A publicação é recente e adequada aos profissionais de gestão de contratação, particularmente os profissionais da área de Suprimentos. A primeira metade do livro está mais voltada aos novos profissionais, que buscam informações para aprimorar suas habilidades técnicas. O livro tem seu foco em informações práticas para profissionais envolvidos em negociações. Inicia com dicas sobre como identificar melhor o perfil dos vendedores (fornecedores) e discorre sobre técnicas usuais para tratar com eles. Cerca da primeira metade do livro é dedicada à explicação sobre algumas técnicas de vendedores e táticas de negociação. Ao identificar artimanhas (ploys) dos fornecedores, como “Visita Surpresa”, Stephen sugere algumas dicas de como evitá-las. Apesar de várias serem já bastante conhecidas, vale a pena rever. Para as negociações, várias estratégias são descritas, como “Bom e Mal Policial”. Novamente, explica os porquês da estratégia e indica algumas práticas para a pré-negociação. Na segunda metade do livro, o autor entra diretamente em detalhes sobre contratos. O foco de seu detalhamento é para contratos de prestação de serviço. Uma orientação muito útil dele é sobre a criação e uso de templates como recurso para melhorar o Fluxo de formalização do contrato. É importante ter cautela com algumas dicas, como por exemplo, o gestor comprar ou construir seu próprio minutário de contratos. Esta dica não está de acordo com as melhores práticas, que indicam trabalhar em parceria com os Departamentos Jurídicos das empresas para o alinhamento das questões contratuais e o desenvolvimento de templates pré-chancelados por eles. É possível que esta entre algumas outras dicas que ele sugere para os profissionais de Suprimentos ocorra em função da formação jurídica do autor. Fique atento! Ainda falando sobre modelos de contratos, algumas dicas úteis dele são: Não espere o seu fornecedor enviar o draft do contrato, pois as cláusulas da minuta que você receber dele serão menos favoráveis à sua empresa, dificultará a negociação para uma minuta adequada para os dois lados e levará você a uma pressão desnecessária de seu cliente interno Indica trabalhar com uma meta de 80% dos contratos fechados utilizando modelo de contratos pré-aprovados. Sempre envie RFP com template incluso. Oriente seu fornecedor a evitar o envio de minuta em formato pdf (formato de arquivo gerado pelo software Adobe Acrobate – www.adobe.com.br)
Um check list útil e interessante no livro sobre compromissos e ações do vendedor, que devem constar no contrato com o fornecedor, segue abaixo: Defina os serviços e produtos que serão entregues, e que devem ser fornecidos pelo vendedor Inclua definições de termos especiais citados no contrato, anexos, cronogramas ou adendos que deverão fazer parte do contrato Defina qualquer área que você considera fora do escopo do contrato, para facilitar a identificação do que está no escopo Descreva o escopo das responsabilidades do vendedor (exemplo, quem estabelecerá as prioridades?) Indique quem será responsável pelas atividades de gestão do Projeto, tais como planejamento e cronograma. Inclua exemplos no contrato (como anexos) de como você gostaria de receber alguns relatórios, tais como um formato de um relatório específico Defina os Níveis de Serviço (padrões de performance) para o vendedor e as correções (tais como indenizações) Forneça os pontos chaves de controle e o Cronograma do Projeto Especifique qualquer teste especial ou requisitos de aceite Descreva os requisitos dos profissionais que você espera serem fornecidos pelo vendedor, tais como quantidade de recursos requisitados, títulos funcionais, habilidades (a menos que seja um contrato baseado em resultados) Descreva qualquer especificação técnica e/ou funcional desejada Liste qualquer recurso que você fornecerá ao vendedor, tal como local de trabalho.
Na última parte do livro, Stephen discorre sobre sugestão de estrutura para os contratos (Mestre e Anexos) e exemplos de cláusulas para serem inseridas. Esta parte provavelmente será pouco utilizada pelo leitor brasileiro, pois leva em consideração aspectos legais do sistema jurídico americano. Além disto, em algumas situações, o autor sugere práticas que podem ser questionadas, como o fato de colocar o contrato com cláusula de prazo de vigência indeterminado e inserir os prazos de vigência específicos em Anexo próprio. Esta prática pode dificultar a monitoração do evento de renovação contratual, prejudicando uma potencial melhoria na performance financeira do contrato. Como conclusão, Stephen Guth traz neste livro informações úteis e interessantes para os profissionais de gestão de contratação, em particular da área de Suprimentos, menos seniors das empresas. Algumas dicas sobre contatos também são interessantes de avaliar. O último terço do livro deve ser utilizado pelos profissionais da área jurídica, ainda que com as ressalvas colocadas. Aproveite a leitura!!
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