The Vendor Management Office – Unleashing the Power of Strategic Sourcing
Stephen R. Guth, Esq. ISBN: 978-1-4357-0383-4. Podemos melhorar os controles dos contratos de serviços com SLAs? TI pode ter uma estrutura de contratação mais adequada às suas demandas? E o que (e como) pode ser inserido nos Planos de Performance dos profissionais de contratação para reforçar a melhoria na gestão de contratos? Com uma abordagem prática, apesar de em alguns momentos trazer uma bagagem mais local (visão americana) de estruturação de empresas – quando traz para dentro da estrutura de contratação profissionais com formação jurídica, mas que atuarão com Vendedores diretamente, Stephen tem mostrado que sua experiência é muito valiosa para a comunidade de gestores de contratos empresariais. O tema desenvolvido é novo e seu objetivo neste livro é trazer sugestões concretas e ferramentas práticas necessárias para implementação da estrutura de VMO na empresa. Ele cita explicitamente que o objetivo do livro não é orientação legal - talvez, em função da carga de formação do autor (jurídica). Além disto, o controle da entrega e prestação do serviço não estão compreendidos como objetivos do VMO e, portanto, não são abordados em profundidade neste livro. Vou citar simplesmente este tema como VMO; apesar da tradução ser Escritório de Gestão de Vendedores (ou Fornecedores) e, mesmo a título de resenha, vou focar nos tópicos de minha especialidade (gestão de contratos), não deixando de ressaltar a qualidade das informações sobre a área de contratação como um todo. Segundo o autor, VMO é uma estrutura organizacional voltada para melhoria dos resultados nas aquisições estratégicas na empresa, que teve seu início nos USA por volta do ano 2000. Esta estrutura não substitui a área de Compras/Suprimentos/Supply Chain. Ela é uma melhoria e derivação especializada, que não é voltada para aquisições transacionais (do dia a dia). Um exemplo citado é a evolução do uso desta estrutura de VMO para aquisições de TI – Tecnologia da Informação, em inglês, Information Technology - (chamado IT VMO), principalmente em contratações mais complexas como BPO (Terceirização de Processos de Negócios - Business Processes Outsourcing, em inglês). Explorando valores e benefícios do VMO, Stephen destaca melhorias (além dos clichês redução de custos e riscos) do relacionamento entre empresa e fornecedor e termos de contratação. Como não é função do VMO atuar nas aquisições transacionais, esta estrutura deve focar em Pesquisa de Mercado, Compras Estratégicas (processos de seleção e negociação, envolvendo RFx), Iniciativas de Valor (como consolidação de fornecedores, renovações e reajustes de contratos), Redução de Riscos Contratuais e Resolução de Disputas (leads legais). Vale a pena ler com detalhe o tópico de desenvolvimento de RFx, que tem a indicação dos passos para realizar este processo de aquisição, inclusive indicando no Anexo I um check list de atividades. Muitas dicas práticas são fornecidas ao longo deste livro, como negociação de contratos de serviços de manutenção, utilização de templates de contratos, prevenção de riscos contratuais para os negócios. O autor também explora o posicionamento do VMO dentro da empresa, comentando que a estrutura deve responder diretamente ao nível “executivo C” (CFO, COO ou CIO, Diretorias Financeira, de Operações ou Tecnologia). Ao descrever a estrutura e seus participantes, Stephen deixa bem claro sua posição de que o VMO deverá ter atribuições legais também, ou seja, a revisão de minutas ou draft de contratos deverá ocorrer dentro da estrutura e, conforme descrição das atividades funcionais, o líder do VMO deverá ter bagagem jurídica para tal. No dimensionamento do VMO e descrição das principais posições, as sugestões de Stephen para determinar o tamanho desta estrutura e suas atividades trazem a tona uma questão importante para o empresário ou líder do negócio: qual o custo-benefício desta estrutura para minha organização? Certamente um Plano de Negócios deve fazer parte da implementação do VMO, detalhando custos (diretos e indiretos, “hard e soft savings“, em inglês) e seus respectivos ganhos. O detalhamento do processo de recrutamento e seleção para os participantes do VMO fornece informações importantes para seleção de profissionais envolvidos em gestão de contratos, que as áreas de contratação podem aproveitar, mesmo sem criar esta nova estrutura. Por exemplo, o questionário de entrevista para um colaborador que atuará em compras estratégicas está detalhado e tem questões relevantes para serem utilizadas na contratação de profissionais para os Departamentos de Compras tradicionais. Além disto, Stephen cita itens para serem colocados no Plano de Performance dos profissionais do VMO e que podem também ser aproveitados para áreas envolvendo gestão de contratação. Alguns destes pontos abordados dão relevância para que não somente os líderes de áreas como Compras/Suprimentos/Supply Chain/IT consultarem este livro, mas também os profissionais de nível operacional para que possam entender melhor os pontos principais para desenvolvimento de suas carreiras. Novamente neste livro ele destaca a importância do uso de templates (ver Resenha The Contract Negotiation Handebook de maio/2008). É recomendado o uso de estrutura Master/Anexos para os contratos, fazendo com que, para cada negociação, seja necessário somente mudar os Anexos. O documento Master do contrato conterá as cláusulas aderentes às políticas da empresa. Templates também para RFx são recomendados. Como apoio para a atividade do VMO é sugeridos o uso de dois sistemas, um para gestão de todo o ciclo de vida dos contratos (CMS – Sistema de Gestão de Contratos, Contract Management System, em inglês) e outro para gestão do relacionamento dos fornecedores (VRMS – Sistema de Gestão de Relacionamento dos Vendedores, Vendor Relationship Management System, em inglês). Para o CMS, ele fornece um Anexo que pode ajudar as empresas a direcionarem sua aquisição (ou RFP). Stephen cita algumas fontes de pesquisa como CAUCUS (www.caucusnet.com) e NOREX (www.norex.net) para VMO. As duas fontes estão somente estão disponíveis em inglês. As métricas sugeridas para avaliação de resultado do VMO também são apresentadas (Satisfação do Cliente interno, Redução de custos, Taxa de contratos com templates e Qualidade dos contratos) com índices sugeridos – melhores práticas – como a indicação de que a empresa deve perseguir a taxa de 80% para contratos fechados com templates fornecidos pelo VMO. Como métricas de avaliação do Vendedor, Stephen sugere a utilização do “balanced scorecard” avaliando os itens de performance do relacionamento, gestão de custos, qualidade e entrega do serviço. Para os itens tangíveis de medição o livro dedica uma parte do capítulo, SLA – Acordo de Nível de Serviço, Service Level Agreement, em inglês. Sua abordagem, que já tem sido divulgada em outras publicações como a Revista Contract Management – NCMA, identifica uma forma alternativa contratual para apoiar os gestores no controle dos SLAs. A sugestão é utilizar SLAs com escalações, ao invés dos modelos tradicionais de penalidades por objetivos não alcançados (ou, menos comum, bônus por atingimento de resultados acima do esperado). Neste modelo proposto a idéia é identificar caminhos de escalações dentro da organização do cliente de forma a induzir o comportamento desejado para correção dos SLAs. Bem, espero ter fornecido informações suficientes para que você possa avaliar o conteúdo deste livro do Stephen Guth. Em função da quantidade de informações práticas que ele fornece, recomendo a leitura. Para aquisição deste livro, você pode tentar na Amazon pelo link abaixo: http://www.amazon.com/Vendor-Management-Office-Unleashing-Strategic/dp/1435703839/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1214755134&sr=8-1 Boa leitura!
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