A Instrução Normativa 969 da Receita Federal do Brasil (RFB) estabelece que, a partir de 2010, todas as empresas de lucro presumido terão de utilizar a certificação digital para entregar suas declarações e demonstrativos para a RFB, além das empresas de lucro real e arbitrado, que já estavam obrigadas. Isso significa que 1,5 milhão de empresas passarão a ser usuárias de ao menos um certificado digital neste ano.

A quantidade de empresas obrigadas pela legislação é bastante expressiva, o que me remete a explorar dois assuntos.

O primeiro ponto envolve questões de ordem prática: é um alerta para as empresas alvo dessa instrução normativa. É muito importante que elas se antecipem e evitem transtornos de última hora. Minha sugestão é que procurem o quanto antes informações, se planejem e providenciem seus certificados de acordo com seu critério de custo benefício. Para atender às exigências da Receita, recomendamos o e-CPF A3 ou o e-CNPJ A3, pelo custo, facilidade de uso, maior prazo de validade e por serem portáteis

Para a emissão do certificado digital, por exigência da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), é necessária a chamada ‘validação presencial’. Isso significa que o responsável deve comparecer fisicamente e apresentar seus documentos em um Posto de Atendimento Autorizado a emitir certificados digitais, como a Serasa Experian. É um processo equivalente a obtenção de um documento de identidade, por isso é preciso agendar a validação presencial o quanto antes a fim de evitar correrias e ter a facilidade de escolher o local, data e hora de sua preferência.

O segundo ponto é um convite à reflexão para os prestadores de serviço de tecnologias de documentação e digitalização. Se por um lado as empresas do lucro presumido irão se preparar inicialmente para a entrega das declarações e demonstrativos para a RFB, logo elas tenderão a perceber as grandes vantagens do documento digital com presunção de validade jurídica, e que só a certificação digital ICP-Brasil proporciona conforme a MP 2200-2.

Não é novidade que a Receita Federal está trabalhando cada vez mais com documentos eletrônicos, assim como existem várias outras iniciativas parecidas, nos mais diversos setores e ramos de atividade. Por exemplo, o TISS no segmento de Saúde; o e-PET e e-DOC no âmbito judicial; contratos de câmbio e de Fundos de Investimentos em Direitos Creditórios (FIDC) no setor financeiro; assinatura de apólices no mercado de seguros.

A grande diferença, desta vez, será que, ao longo de 2010, a maioria das empresas, mercado-alvo dos serviços de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), digitalização e transferência de documentos, já estarão munidas de um e-CPF ou de um e-CNPJ de seu principal executivo. Faltará então um passo para elas perceberem que aquele mesmo certificado utilizado para a Receita Federal, também pode ser utilizado para produzir documentos originais digitais, isto é, fazendo uso da assinatura digital. Todos aqueles benefícios de agilidade e facilidade, busca e recuperação, organização e compartilhamento dos documentos terão ainda mais vantagens se contarem com uma assinatura digital.

Para a produção de documentos originais eletrônicos é necessário ao signatário duas ferramentas: Um certificado e um software que possa produzir sua assinatura digital. As aplicações e softwares que sua empresa vende já estão preparados para esta tecnologia?

Igor Ramos Rocha, presidente da Unidade de Negócios de Identidade Digital da Serasa Experian, é graduado em Engenharia Eletrônica com MBA em Marketing pela Universidade de São Paulo e aperfeiçoamento em negócios eletrônicos pela University of Florida.